Digitale Arbeitsprozesse

Digitale Arbeitsprozesse in Gemeinden und Kommunen – effizient, zukunftsfähig, serviceorientiert

Digitale Tools vereinfachen Verwaltungsabläufe, sparen wertvolle Zeit und verbessern die interne sowie externe Kommunikation. Sie unterstützen eine effizientere Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Qualitätsmaßnahmen und ermöglichen eine moderne, bürgernahe Verwaltung. Gleichzeitig erhöhen sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und tragen zu einem attraktiven Arbeitsumfeld bei.

Anwendungsfelder & Beispiele

• Projektmanagement: Digitale Tools wie Trello, Meistertask, Asana oder Planner erleichtern die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.
• Zeiterfassung und Personalplanung: Digitale Zeiterfassungssysteme wie clockodo oder timebutler vereinfachen Verwaltung, Urlaubsplanung und Berichte.
• Elektronische Dokumentenverwaltung: Systeme wie d.velop, ELO oder RESI (v.a. im kommunalen Bereich) schaffen Übersicht, vereinfachen Ablage und erfüllen Datenschutzanforderungen.
• Künstliche Intelligenz in der Verwaltung: KI-gestützte Systeme können z. B. E-Mails vorsortieren, Bescheide generieren oder Bürgermeldungen kategorisieren (siehe unten).
• E-Akte und digitale Workflows: ermöglichen die vollständige Bearbeitung von Vorgängen ohne Medienbrüche.

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🧰 Offizielle Hilfestellungen & Tools

📘 KGSt-Dossier: KI in Kommunen

➡️ KGSt | Digitales und IT
Das Dossier zeigt, wie Künstliche Intelligenz bereits heute praxisnah in kommunalen Prozessen eingesetzt wird – etwa bei der digitalen Antragstellung, automatisierten Textanalysen oder im Bürgerservice.

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🧩 Modellprojekte Smart Cities (BMI)

➡️ BMWSB - Smart Cities
Das Bundesministerium des Innern zeigt anhand zahlreicher Praxisbeispiele, wie Kommunen digitale Technologien in der Verwaltung, Stadtentwicklung und Bürgerbeteiligung einsetzen.

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🌐 Plattform "Fit für die Digitalisierung" (KDN, NRW)

➡️KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister
Diese Plattform unterstützt Kommunen mit Weiterbildungen, Mustervorlagen und Technikempfehlungen zur Einführung digitaler Verwaltungsprozesse.

📘 Leitfaden „Generative KI in Kommunalverwaltungen“ (KGSt & VITAKO)
➡️ KGSt | Generative KI in Kommunalverwaltungen
Ein praxisorientierter Leitfaden mit Beispielen und Empfehlungen zur Integration von ChatGPT & Co. in Verwaltungsprozesse.

📊 Studie „KI in Kommunen: Anwendungen, Potenziale und Hindernisse“ (WIK & DStGB)
➡️ KI in Kommunen | DStGB
Eine umfassende Analyse mit 143 Praxisbeispielen und Handlungsempfehlungen für den KI-Einsatz vor Ort.

🌐 Plattform „URBAN.KI“ – KI-Initiative für Kommunen
➡️ Die deutsche KI-Initiative für Kommunen
Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von kommunalen KI-Projekten, insbesondere in Smart City- und Mobilitätskontexten.

🛡️ Leitlinien für den verantwortungsvollen KI-Einsatz in der Verwaltung (BMAS)
➡️ Selbstverpflichtende Leitlinien für den KI-Einsatz in der behördlichen Praxis der Arbeits- und Sozialverwaltung - BMAS
Rahmenempfehlungen für Transparenz, Datenschutz und ethische Standards beim Einsatz von KI.